Czym jest brief? Co powinien zawierać? 1

Chcesz osiągnąć efektywność działań marketingowych w kontaktach z klientami? Koniecznie włącz do swojej strategii pisanie briefu. Każda agencja kreatywna czy twórca ma wypracowany własny sposób współpracy biznesowej. Jednak są pewne praktyki, które stosuje niemal każdy. Tworzenie briefu jest jedną z nich. Bez tego ciężko o dobrą realizację. Szczególnie jeśli mowa o branży kreatywnej. Z tego artykułu dowiesz się, co powinien zawierać dobry brief, czym on właściwie jest, jakie są jego rodzaje oraz jak zły brief może wpłynąć na pracę?

Co to jest brief? Zestaw najważniejszych informacji

To dokument zawierający zwięzłe i klarowne wytyczne dotyczące projektu. Zwykle występuje w formie ankiety lub wywiadu. Jest to komunikacja między klientem a zespołem kreatywnym lub pojedynczym projektantem. Jednak czego dotyczy brief? Przede wszystkim służy ustaleniu celów oraz oczekiwań klienta. W zależności od branży można zawrzeć w nim informacje dotyczące różnych wytycznych marketingowych (grupa docelowa, cel kampanii lub pojedynczego projektu, budżet itd.).

Jakie są rodzaje briefów?

Trudno mówić o określonej klasyfikacji. Jest to dość płynne, ponieważ dane firmy, agencje czy projektanci mają własne sposoby na taką ankietę. Jednak to zestawienie pokaże Ci, z jakimi rodzajami briefu możesz się spotkać w życiu zawodowym.

• Brief marketingowy – stanowi kluczowe narzędzie dla agencji reklamowych i firm planujących kampanie. Powinien zawierać m.in. informacje o celach projektu, strategii promocji oraz budżecie kampanii.
• Brief dla copywritera/brief dla blogera – stosowany w branży copywriterskiej. Przydaje się przy pisaniu tekstów reklamowych, artykułów czy treści na stronę internetową. Określa między innymi cel tekstu, jego długość, styl, słowa kluczowe, miejsce publikacji oraz informacje o tematyce.
• Brief SEO – zawiera wytyczne dotyczące strony internetowej, która ma zostać zoptymalizowana pod kątem wyszukiwarek oraz pozycjonowania. Wśród istotnych informacji powinien pojawić się m.in. opis strony, analiza konkurencji, słowa kluczowe, techniczne aspekty, czy cele biznesowe.
• Brief dla grafika – używany jest przy projektowaniu graficznym, designie czy ilustracji. Informacje w briefie tego typu pomagają odpowiednio przygotować się do realizacji i odpowiedzieć na wyzwania oraz potrzeby klienta. Warto zawrzeć w nim wytyczne dotyczące preferowanego stylu, typografii oraz innych aspektów wizualnych.
• Brief strategiczny – ma na celu wielopoziomowe przeprowadzenie kampanii marketingowej. Taki szczegółowy opis strategii pomaga lepiej zrozumieć cele biznesowe oraz sposób ich osiągnięcia. Ten rodzaj briefu sięga dużo głębiej, dokładnie analizuje rynek, konkurencję, zachowania klientów czy trendy w branży.

Czy istnieje jeszcze inna forma briefu?

Czy to wszystkie rodzaje briefów? Absolutnie nie! Brief kreatywny, brief reklamowy, brief dla agencji PR, brief mediowy… Przykładów można mnożyć. W zależności od firmy, a nawet klienta czy rodzaju zlecenia, ten dokument może i powinien się różnić. Powyższe nazwy, jak i definicje pokazują, w jak wielu obszarach wykorzystuje się taką ankietę oraz jak wiele wytycznych może być potrzebne do realizacji. Bez względu na formę briefu, ważne jest, aby zawrzeć w nim pytania, które przyniosą najistotniejsze informacje potrzebne do pracy.

Zerknij również: Co to jest mockup? Jak zaprezentować projekt w profesjonalny sposób?

Jak może wyglądać przygotowany brief?

Wiesz już, czym jest brief. Pora dowiedzieć się, jak go stworzyć. W zależności od preferencji może być to dokument w papierowej wersji, elektroniczna prezentacja lub formularz z otwartymi pytaniami. Formą takiej ankiety jest również rozmowa online lub na żywo. W przypadku spotkań 1:1 warto pewne założenia spisać, aby można było do tego wracać. Jak zatem wygląda dobry brief?

Dobry brief krok po kroku, czyli jak napisać spójny brief?

W Internecie można znaleźć gotowy wzór briefu czy wielu innych dokumentów. Jednak pamiętaj, aby takie narzędzia były dostosowywane indywidualnie. Ta forma wywiadu pozwala na zdobycie najważniejszych informacji, które ułatwią pracę nad zleceniem. Bez względu na typ i jego przeznaczenie, wiele z wytycznych będzie się powielać. Jednak istnieją pewne podstawy, o których warto pamiętać. Tak więc jakie są niezbędne elementy briefu?

9 niezbędnych elementów briefu. Co powinien zawierać brief?

Niemożliwe jest stworzenie listy, na której znajdą się wszystkie niezbędne informacje potrzebne w komunikacji z klientem. W dużej mierze zależy to od Twoich preferencji i doświadczenia. Poniższe zestawienie to podstawowe punkty, aby napisany brief sprawdził się praktycznie w każdej sytuacji.

1. Cel projektu – to najistotniejsza informacja. Musisz dokładnie wiedzieć, czego dana marka potrzebuje. Czy jest to projekt logo, a może bardziej rozbudowana identyfikacja wizualna? Czy w skład zamówienia wchodzi coś jeszcze?
2. Informacje o firmie – dowiedz się, z jaką firmą współpracujesz. Czy to jest duże przedsiębiorstwo, czy może mały biznes? Jaka to branża? Jak wyglądają prowadzone działania marketingowe?
3. Określenie grupy docelowej – jedna z ważniejszych wytycznych marketingu. Istotne jest, aby poznać klientów marki, dla której wykonujesz zlecenie. Jest to podstawa w tworzeniu jakiegokolwiek projektu.
4. Budżet – skuteczny brief dla agencji lub projektanta zawiera informację o zasobach finansowych. Pozwala to na określenie realistycznych oczekiwań oraz dostosowanie realizacji do danych środków.
5. Konkurencja marketingowa – aby napisać dobry brief strategiczny, trzeba zrozumieć kontekst, w jakim działa dana marka. Wiesz wówczas, czego unikać, aby klient miał szansę wyróżnić się w branży. Analiza konkurencji daje również możliwość benchmarku oraz odkrycia nisz rynkowych.
6. Preferowany styl – przed przystąpieniem do realizacji dobrze jest poznać preferowaną stylistykę i oczekiwania klienta. W dokumencie można zawrzeć np. listę przymiotników, innych realizacji. Klient wybierze wówczas te, z którymi się utożsamia.
7. Wyzwania – informacje, które ukażą potencjalnie problematyczne kwestie. Przykładem może być duża konkurencja, brak znajomości rynku czy pomysłu na produkty przedsiębiorstwa.
8. Terminy – bardzo ważnym punktem jest również tzw. deadline, czyli data do kiedy projekt powinien być zrealizowany. Nie zapomnij również o harmonogramie pracy, który zdecydowanie ułatwi współpracę.
9. Dodatkowe informacje – wartość briefu leży w ukazaniu nieoczywistych kwestii, które mogą zaważyć na projekcie. Dlatego warto na koniec zostawić miejsce na dodatkowe wytyczne, które mogą okazać się istotne na dalszych etapach.

Oprócz powyższych elementów dobrze skonstruowany brief zawiera informację, kto jest za niego odpowiedzialny. Nie zapomnij zatem dowiedzieć się, z kim na dalszych etapach będziesz współpracować. To dobra praktyka, która sprawi, że tylko osoby decyzyjne będą się z Tobą kontaktować, co w dużym stopniu ułatwi komunikację. Jest to ważne szczególnie przy dużych projektach, nad którymi pracuje sporo osób.

Jak napisać dobry brief?

Oprócz powyższej zawartości briefu istotne jest również to, jak dany formularz wygląda. Pytania muszą być proste i czytelne. W myśl zasady less is more postaraj się, aby ankieta była rzeczowa oraz wyczerpująca. Zbyt długa i skomplikowana forma, może zniechęcić klienta. Pamiętaj, że brief stanowi jedynie wstęp do współpracy biznesowej, a nie całkowitą komunikację. Warto o tym pamiętać oraz uzbroić się w cierpliwość, ponieważ pierwsze odpowiedzi w ankiecie mogą nie być wystarczające i potrzebne będą dalsze konsultacje. Ponadto brief pozwala na wyróżnienie się i pokazanie, że zależy nam na sprawnej komunikacji.

Kiedy wysyłamy brief?

Dobrą praktyką jest wysyłanie dokumentu jeszcze przed podpisaniem umowy. Pomaga to w wycenie projektu, ponieważ czarno na białym można zobaczyć oczekiwania i wymagania klienta. Ponadto jest to dobry moment na weryfikację, czy współpraca biznesowa ma sens. Może się okazać, że potrzeby usługobiorcy zupełnie nie wpisują się w działania agencji marketingowej czy styl projektanta.

Czytaj także: Jak stworzyć dobre portfolio? Najlepsze praktyki dla branży kreatywnej!

Od briefu do realizacji projektu. Dlaczego brief jest potrzebny?

Ustalenie zakresu obowiązków jest nieocenione. Dlatego warto postarać się przy tworzeniu takiego formularza. Skutki źle przygotowanego briefu mogą skończyć się nieefektywną komunikacją i wydłużeniem działań. W konsekwencji obie strony tracą zarówno czas, jak i chęć do dalszej współpracy. Błędy przy tworzeniu briefu, jak np. brak konkretnych wytycznych mogą sprawić, że zespół działający nad projektem wykona zadanie niezgodnie z oczekiwaniami klienta. Warto zatem wdrożyć to narzędzie do swojej komunikacji. Jakie są największe korzyści stworzenia briefu?

Największe korzyści stworzenia briefu:

• Oszczędność czasowa oraz finansowa – mając wytyczne, projekt realizowany jest szybciej,
• Jasność komunikacji – formularz sprawia, że kontakt z klientem jest bardziej efektywny,
• Klarowność celów – pomoc w sprecyzowaniu idei projektu,
• Unikanie nieporozumień – znajomość wymagań klienta zmniejsza ryzyko błędów,
• Źródło inspiracji– znając kontekst, zespół może tworzyć bardziej kreatywne rozwiązania.

Brief przedprodukcyjny, czyli ankieta to dopiero początek!

Jak widzisz, znaczenie takiego dokumentu jest ogromne. Jednak, aby to narzędzie było faktycznie pomocne, warto poużywać go w praktyce. Pamiętaj, że nawet najbardziej skuteczny brief to dopiero początek. Dalsza rozmowa z klientem jest kluczowa. Może się okazać, że zleceniodawca o czymś zapomniał podczas wypełnienia ankiety. Warto również się upewnić, czy informacje dotyczące projektu rozumiesz tak, jak klient. Inaczej, planowane działanie briefu, które powinno ułatwić pracę, tylko ją utrudni. Nie ma nic gorszego niż kilkutygodniowa praca nad projektem, która kompletnie minie się z wizją klienta. Dlatego zadbaj nie tylko o to, jak przygotować brief, ale pamiętaj również o dalszych konsultacjach i współpracy. Nie lekceważ tego narzędzia i włącz go do swojej komunikacji!